15 septembre 2017

HESAM Université recrute un.e assistant.e administrative.

HESAM Université recrute un.e assistant.e administrative. Il/elle sera placé.e sous l’autorité formelle du Président, du Délégué général.

Présentation de l’établissement :
HESAM Université est une ComUE (Communauté d’Universités et d’Établissements) née de la loi sur l’enseignement supérieur du 22 juillet 2013. C’est une petite structure d’une vingtaine de collaborateurs qui s’est donnée but la création d’une université d’un type nouveau, capable d’allier différents champs disciplinaires et différentes cultures d’établissements.
Ses 15 établissements membres ont décidé de s’associer pour démultiplier leurs compétences en matière de formation, de recherche, de numérique ou encore d’ouverture à l’international. Ensemble, ils accèdent à de nouveaux appels à projets de recherche, de niveau international, et proposent une offre de formation d’excellence plus complète et plus attractive.

Missions :
L’assistant.e administratif a pour mission d’accueillir, orienter et renseigner les visiteurs. Il/elle représente l’image de la ComUE auprès des usagers. Il/elle est en charge de la gestion courante afin de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la ComUE.

Activités principales : 

Activités Générales

  • Assurer l’accueil physique / téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
  • Transcription des Procès-verbaux des Conseils d’administration
  • Suivi et gestion des réservations des salles de réunion

Activités administratives et financières

  • Relation auprès des fournisseurs, demande de devis, envoi de bon de commande, réception de commandes.
  • Assistanat administratif
  • Gestion des fournitures courantes

Activités associées :

  • Se tenir informé.e des activités et actualités de la ComUE
  • Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
  • Appui ponctuel aux autres services

Perspectives :

  • Prise en charge de nouvelles activités

Profil recherché : Catégorie d’emploi : C

Compétences :

Savoir-faire opérationnels

  • Grandes qualités rédactionnelles
  • Accueillir et prendre des messages,
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les outils bureautiques, maitrise de la suite Office

Savoirs sur l’environnement professionnel

  • Connaissance de l’enseignement supérieur et des ComUE
  • Fonctionnement d’une petite structure
  • Travailler dans un environnement numérique partagé

Savoir-être

  • Discrétion, dynamisme et rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Capacité d’initiative
  • Grande réactivité et capacité d’adaptation
  • Sens relationnel et esprit d’équipe.
  • Polyvalence

Connaissances

  • Expertise en gestion administrative
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Des connaissances sur la réglementation budgétaire et financière des EPSCP seraient un plus

Modalités :

Type de contrat : CDD d’un an renouvelable.
Rémunération selon la grille indiciaire pour les catégories C
Lieu de travail : Paris
Poste à pourvoir dès que possible

Pour postuler, merci d’envoyer CV et lettre de motivation UNIQUEMENT par mail : emploi@hesam.eu avec la référence P5E7 avant le 15 septembre 2017.

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